Hướng Dẫn Làm Excel Cơ Bản

Có một số bạn h�i mình rằng, “mình rất muốn h�c Excel, nhưng không biết bắt đầu từ đâu�. Mình trả l�i rằng, h�c Excel không khó như các bạn nghĩ, vì bản thân mình cũng tự h�c, th�i đại này nguồn tài liệu Excel để h�c vô cùng phong phú.

II.Cấu trúc, thành phần của một bảng tính Excel

Sau khi các bạn đã nắm được Excel là gì, và ứng dụng của nó thì chúng ta hãy tiếp tục tìm hiểu v� cấu trúc của bảng tính Excel nhé.

Bảng tính – Sheet: Sheet là bảng tính trong Excel. Mỗi bảng tính, có tới hơn 4 triệu ô dữ liệu, ngư�i dùng có thể thoải mái sử dụng chúng để tính toán, phân tích dữ liệu…

Cột – Column: Cột là tập hợp của các ô tính theo chi�u d�c. �ộ rộng mặc định của mỗi cột  là 9 ký tự (có thể thay đổi trị số này từ 0 – 255 ký tự ). Một bảng tính Excel có tới 256 cột, mỗi cột được gán một chữ cái khác nhau như: A, B, C, E, F, G,…

Dòng – Row: Dòng là tập hợp của các ô tính theo chi�u ngang. Một bảng tính Excel có ít nhất 16,384 dòng, mỗi dòng được gán một chữ số như: 1, 2, 3, 4, 5,…).

Ô – Cell: Ô là điểm giao  nhau của dòng và cột. T�a độ của một ô được xác định bởi  ký hiệu số thứ tự của dòng và chữ cái ký hiệu của cột.

Sổ tay – Workbook: má»™t Workbook thÆ°á»�ng có từ 1 – 255 sheet riêng biệt. Workbook, thÆ°á»�ng được sá»­ dụng để tập hợp những loại bảng tính,…có sá»± liên hệ vá»›i nhau.

Kiến thức cơ bản về ô và bảng tính Excel

Bất kỳ thông tin nào bao gồm văn bản, số hoặc công thức Excel đều có thể được chèn vào trong một Ô. Bảng chữ cái được sử dụng để gắn nhãn Cột và số được sử dụng để gắn nhãn Hàng.

Giao điểm của Hàng và Cột được gọi là Ô. Trong hình dưới đây, ô C4 là giao điểm của Hàng 4 và Cột C.

Các phép tính cơ bản trong bảng tính Excel

Bây giờ bạn đã hiểu cách sử dụng Excel để nhập dữ liệu, chúng ta hãy thực hiện một số phép tính trên dữ liệu. Giả sử bạn muốn thêm hai số: 4 và 5 trong bảng tính excel.

Thực hiện theo các bước dưới đây về cách sử dụng Excel để thêm hai số:

Bước 1: Bắt đầu bằng dấu = hoặc + để cho Excel biết rằng bạn đã sẵn sàng chạy một số loại tính toán.

Bạn sẽ thấy kết quả 9 được hiển thị trong ô A1 và công thức vẫn được hiển thị trên thanh công thức.

Để lưu công việc của bạn trong Excel, hãy nhấp vào nút Save hoặc nhấn Ctrl + S.

Nếu bạn lưu tệp lần đầu tiên, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Nhấn Ctrl + Shift + S hoặc Nhấp vào nút “ Save as” trong tab File.

Bước 2: Nhấp vào “Browse” và chọn vị trí bạn muốn lưu tệp.

Bước 3: Trong hộp File name, nhập tên cho sổ làm việc Excel mới của bạn.

Combo Khóa học Excel for Professionals

Làm thế nào để xác thực dữ liệu trong Excel

Cách sử dụng Power Pivot thay vì hàm VLOOKUP

© Học Excel Online. All rights reserved.

III.Thanh công cụ(ribbon) của bảng tính

Thanh Ribbon là còn g�i là thanh thực đơn, thanh công cụ, nó chứa gần như toàn bộ các lệnh để thao tác với chương trình, như các lệnh v� hiệu chỉnh bảng tính, hàm, công thức, hay xử lý dữ liệu.

Thanh Ribbon bao gồm các tab như Home, Insert, Page layout, Data..bên trong là các nút lệnh của Tab đó. Tùy từng ngữ cảnh, mà chúng ta sử dụng, ví dụ các bạn muốn chèn hình ảnh, chèn kí tự thì các bạn chon tab Insert. Như vậy để thao tác với một lệnh nào đó trên thanh Ribbon bạn cần phải biết nó nằm trong Tab Ribbon nào, sau đó ch�n tới lệnh cần thao tác trong Tab Ribbon đó.

Sau đây, mình sẽ giới thiệu rõ từng chức năng của từng tab ribbon, các bạn chỉ cần nắm rõ những chức năng chính như bên dưới, sau này khi các bạn đã làm quen với Excel thì các bạn sẽ tìm hiểu sâu hơn nhé, (chứ nhi�u quá các bạn sẽ cảm thấy rối và dễ b� cuộc). Chúng ta cùng nhau tìm hiểu thôi nào.

Tab Home được cài đặt mặc định trên thanh Ribbon, nó chứa các nhóm lệnh như sau:

Tab insert nằm ngay cạnh bên tab Home, được cài đặt mặc định trên thanh Ribbon. Nó chứa các nhóm lệnh như sau:

Page Layout nằm ngay cạnh bên tab Insert, được cài đặt mặc định trên thanh Ribbon. Nó chứa các nhóm lệnh như sau:

Formulas: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các lệnh làm việc với hàm và công thức

Data: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các lệnh làm việc với hàm và công thức.

Review: Xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến các thao tác như kiểm tra ngữ pháp cho n�i dung bảng tính, tạo ghi chú, bảo mật bảng tính,…

Tab View được cài đặt mặc định trên thanh Ribbon. Nó chứa các nhóm lệnh như sau:

Office Button chứa các lệnh thao tác với File Excel, như thêm mới, in ấn, lưu trữ, hay sửa đổi các thông tin v� File,… �ể hộp thoại Office Button xuất hiện, bạn nhấp chuột ch�n File bên phía góc trái thanh Ribbon.

Hộp thoại Office Button sẽ xuất hiện như hình dưới đây:

Ngoài những công cụ, chức năng có sẵn trên thanh Ribbon, chúng ta có thể bổ sung các nút lệnh khác mà không có trên thanh công cụ đã mặc định sẵn. Mình sẽ hướng dẫn trong một bài viết khác nhé.

Tới đây các bạn đã hiểu được phần nào v� Excel, cách ứng dụng, cũng như các chức năng trong Excel. Hiểu rõ, các nội dung mình trình bày ở trên, thì các bạn có thể thực hiện cơ bản với Excel một cách dễ dàng rồi. Các bạn hãy luôn nhớ rằng, khi h�c bất kì môn h�c gì thì mình nên bắt đầu từ những đi�u cơ bản, sau đó mới nâng cao. Nếu không, các bạn sẽ cảm thấy rối và dễ b� cuộc. Chúc các bạn thành công nhé.

Tham khảo thêm các bài viết sau.

–Các thủ thuật trong Excel-phần 2

–Các thủ thuật trong Excel-phần 3

–HÆ°á»›ng dẫn cách dùng hàm Round trong Excel

Excel là một phần mềm rất mạnh mẽ được phát triển bởi Microsoft. Hiện có hơn 800 triệu người dùng sử dụng Excel mỗi ngày. Việc thành thạo Excel giúp ích rất nhiều trong bất cứ lĩnh vực, ngành nghề nào. Nếu bạn vẫn chưa biết gì về Excel thì dưới đây là những điều cơ bản về Excel cho người mới bắt đầu!

Để mở Bảng tính Excel, hãy làm theo các bước của hướng dẫn Excel dưới đây:

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Cửa sổ ở bên trái của Thanh tác vụ, sau đó cuộn xuống bên dưới để tìm “Excel”.

Bước 2: Bạn có thể nhấp vào nút “Blank Workbook” để mở một bảng tính Excel trống hoặc chọn từ danh sách các mẫu có sẵn do Excel cung cấp.

Để mở bảng tính Excel hiện có, hãy nhấp vào “Open Other Workbooks” và chọn trang tính Excel bạn muốn làm việc.

Bước 3: Một bảng tính Excel hiện đã được mở và bạn đã sẵn sàng khám phá thế giới tuyệt vời của Excel.

I.Làm quen với Excel, Excel là gì, ứng dụng của Excel.

Muốn h�c Excel, mình sẽ tìm hiểu các khái niệm cơ bản v� Excel trước, những ứng dụng của Excel trong thực tế như sau nhé.

Excel là một ứng dụng của Microsoft Office, giúp tạo ra các bảng tính cùng với những tính năng, công cụ, công thức giúp cho việc tính toán dữ liệu nhanh chóng, chính xác và số lượng dữ liệu lên tới hàng ngàn, triệu ô.

Hầu hết, các bạn h�c sinh, sinh viên và đặc biệt các bạn đang đi làm hầu hết các ngành ngh� đ�u sử dụng Excel, tại sao hầu hết m�i ngư�i đ�u sử dụng Excel, chúng ta hãy xem bên dưới nhé.

Giáo viên: tính điểm, theo dõi danh sách h�c sinh, sinh viên,…

Kế toán : sử dụng excel rất nhi�u để tính các loại thuế, lương, thưởng,…

Nhân sự : chấm công, theo dõi danh sách nhân viên,…

Trợ lí, thư kí: lập báo cáo, tính toán chất lượng, sản lượng của 1 công ty, sản phẩm h�ng,…

Kỹ sư : tính toán liên quan đến các công trình xây dựng, các dự án,…

Nhân viên Sale: Theo dõi doanh số, doanh thu bán hàng,…

Và còn rất nhi�u ngành ngh� khác, đ�u sử dụng excel từ cấp độ đơn giản đến nâng cao.

Nhập dữ liệu trong bảng tính Excel

Làm theo hướng dẫn từng bước này về cách sử dụng excel để nhập dữ liệu dưới đây:

Bước 1: Nhấp vào ô bạn muốn nhập dữ liệu vào. Ví dụ: bạn muốn nhập dữ liệu bán hàng của mình và muốn bắt đầu bằng ô đầu tiên, vì vậy hãy nhấp vào A1

Bước 2: Nhập nội dung bạn muốn thêm, chẳng hạn như Date. Bạn sẽ thấy rằng dữ liệu tương tự cũng sẽ hiển thị trên Thanh công thức.

Bước 3: Nhấn Enter. Thao tác này sẽ lưu trữ dữ liệu đã viết trên ô đã chọn và di chuyển lựa chọn sang ô có sẵn tiếp theo, là A2 trong ví dụ này

Để thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong ô, chỉ cần nhấp vào ô đó và thực hiện các thay đổi.

Bạn có thể sao chép (Ctrl + C), Cắt (Ctrl + X) bất kỳ dữ liệu nào từ một trang tính Excel và dán (Ctrl + V) vào cùng một hoặc một trang tính Excel khác.